La nueva ley del registro horario 2025: un reto mayúsculo para los hoteles
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El nuevo marco legal de registro horario en España, aprobado por el Consejo de Ministros el 30 de septiembre de 2025, supone un antes y un después para la gestión laboral en todos los sectores. Pero si hay un ámbito especialmente afectado, ese es el hotelero.
Los hoteles no funcionan con los patrones de una oficina al uso. Su actividad es continua, los horarios son rotativos y el riesgo de acumular horas nocturnas o extraordinarias es mucho mayor. En este contexto, la ley que obliga a controlar con exactitud el tiempo de trabajo de cada empleado añade una capa de complejidad que obliga a replantear los procesos internos.
En este artículo analizamos cómo afecta esta normativa a los hoteles, cuáles son los principales riesgos de incumplimiento y qué pasos deberían dar para convertir esta obligación en una oportunidad de modernización.
¿Qué exige la nueva ley del registro horario?
La normativa establece que todas las empresas deben llevar un registro digital, seguro y verificable de la jornada laboral de sus empleados. Esto implica:
- Fichaje obligatorio: cada trabajador debe registrar su entrada y salida, así como las pausas relevantes.
- Sistema digital: los registros manuales en papel o simples hojas de cálculo ya no cumplen con los requisitos legales.
- Autenticidad y trazabilidad: cada registro debe estar vinculado al empleado de forma inequívoca, evitando manipulaciones.
- Disponibilidad inmediata: la Inspección de Trabajo podrá exigir los datos en cualquier momento.
- Conservación durante cuatro años: los hoteles deberán guardar los registros para posibles revisiones futuras.
En la práctica, esto supone que ya no basta con una máquina de fichar en la entrada: los hoteles necesitarán sistemas capaces de reflejar la realidad cambiante de sus turnos y de gestionar situaciones imprevistas.
La realidad de los hoteles: más allá del horario de oficina
A diferencia de otros sectores, los hoteles presentan características que hacen mucho más difícil cumplir con la nueva ley:
Turnos nocturnos como norma
En un hotel, la actividad nunca se detiene. Recepcionistas que atienden a los huéspedes de madrugada, personal de seguridad, camareros de bar abierto 24 horas, cocinas que preparan desayunos a las cinco de la mañana… El trabajo nocturno no es una excepción, sino parte estructural de la operativa.
La normativa obliga a registrar esas horas con el mismo rigor que las diurnas, incluyendo los recargos específicos que marca el convenio por nocturnidad. Un error en el registro puede traducirse en reclamaciones laborales y sanciones.
Horarios rotativos y difíciles de prever
El calendario laboral en un hotel puede cambiar de un día para otro. La llegada de un grupo grande, una boda inesperada o un congreso en la ciudad obligan a reorganizar turnos de manera exprés.
En temporada alta, la plantilla puede multiplicarse, lo que complica aún más el control de quién entra, quién sale y en qué horario. Si este proceso no está digitalizado y automatizado, se convierte en un caos administrativo.
Elevado riesgo de horas extra
El hotel es un entorno donde los imprevistos son la norma. Una fiesta que se alarga, un check-in masivo a medianoche o una avería que requiere mantenimiento urgente pueden prolongar la jornada de los empleados.
La ley exige que esas horas extra queden registradas de forma precisa y que se compensen, ya sea con tiempo de descanso o con remuneración adicional. No hacerlo correctamente abre la puerta a reclamaciones y sanciones.
Gran diversidad de perfiles laborales
En un mismo hotel conviven perfiles muy distintos: camareras de piso, cocineros, personal de spa, animadores, recepcionistas, mozos de equipaje, personal de mantenimiento… Cada uno con horarios, convenios y necesidades específicas.
Gestionar toda esta variedad en un único sistema de fichaje es un reto mayor que en otros sectores más homogéneos.
Consecuencias de no cumplir la ley
Los hoteles que no adapten su gestión corren varios riesgos:
- Multas y sanciones: la Inspección de Trabajo puede imponer sanciones económicas importantes si detecta incumplimientos.
- Conflictos laborales: los trabajadores podrían reclamar horas no registradas, nocturnas no remuneradas o descansos incumplidos.
- Desgaste administrativo: intentar gestionar horarios complejos con métodos manuales genera errores, duplicidades y pérdida de tiempo.
- Impacto en la reputación: un hotel que no gestiona bien a su personal puede ver afectada su imagen frente a clientes y empleados.
Cómo pueden adaptarse los hoteles
Aunque el reto es grande, también es una oportunidad para profesionalizar y modernizar la gestión interna. Algunas recomendaciones prácticas:
- Implantar un sistema digital robusto
- La máquina de fichar se ha convertido en la solución más eficaz para cumplir con la nueva ley. Conectada a sistemas digitales, permite registrar entradas y salidas en tiempo real de forma segura, evitando errores y garantizando transparencia. Además, puede complementarse con terminales biométricos, aplicaciones móviles o tarjetas RFID para ofrecer aún más flexibilidad.
- Configurar los turnos y recargos según convenio
- El software debe contemplar las particularidades del sector hotelero: nocturnidad, horas extra, descansos obligatorios, jornadas partidas, etc.
- Alertas automáticas
- Un sistema que avise cuando un empleado esté a punto de superar su jornada evita sorpresas y sanciones.
- Integración con nómina
- La conexión directa entre el control horario y el cálculo de nóminas garantiza coherencia y reduce errores.
- Formación del personal
- Es clave que todos los empleados comprendan cómo fichar, qué hacer en caso de incidencias y cómo se gestionan los descansos.
- Auditorías internas
- Revisar periódicamente los registros ayuda a detectar problemas antes de que se conviertan en conflictos.
Ejemplos prácticos en el día a día de un hotel
Para visualizar mejor los retos, pensemos en algunos escenarios comunes:
- Un congreso internacional llega a la ciudad: el hotel duplica su plantilla de camareros y personal de limpieza. Los turnos se multiplican y cambian a diario. Sin un sistema digital de control horario, el caos es inevitable.
- Un check-in masivo a medianoche: la recepción debe reforzarse. Los recepcionistas hacen dos horas extra. Si no se registran en el momento, el hotel corre el riesgo de incumplir la ley.
- Un evento se prolonga hasta la madrugada: los camareros trabajan más allá de su turno. La normativa exige que esas horas queden registradas y que se compense al trabajador.
- Mantenimiento urgente: una avería obliga al equipo técnico a trabajar de noche. Aquí es donde una máquina de fichar conectada a un sistema digital demuestra su utilidad: permite registrar esas incidencias sin demora.
Más que una obligación: una oportunidad
Aunque muchos hoteles ven esta ley como una carga, también puede ser una palanca de cambio positivo. Un buen sistema de control horario permite:
- Optimizar la planificación de turnos.
- Reducir costes derivados de horas extra mal gestionadas.
- Mejorar la transparencia con los trabajadores.
- Disponer de datos fiables para tomar decisiones estratégicas.
En definitiva, quien convierta el cumplimiento legal en una herramienta de gestión saldrá reforzado.
Un espacio para resolver dudas: webinar el 11 de noviembre
Conscientes de la preocupación en el sector, el próximo 11 de noviembreKelio organizará un webinar dirigido a responsables de hoteles. En él se abordarán los principales retos de la nueva normativa, se analizarán casos reales y se ofrecerán recomendaciones prácticas para implementar sistemas de control horario eficientes en entornos de 24 horas.
Las inscripciones ya están abiertas: reserva tu plaza y asegura tu participación en este evento clave para el sector hotelero.
Conclusión
La nueva ley de registro horario es un desafío ineludible para el sector hotelero. La combinación de turnos nocturnos, horarios cambiantes y gran diversidad de perfiles convierte el cumplimiento en una tarea compleja.
Sin embargo, no basta con colocar una máquina de fichar en la entrada: es necesario un sistema integral, flexible y digital que permita gestionar el tiempo de forma justa y transparente. Los hoteles que den este paso no solo evitarán sanciones, sino que mejorarán su organización interna, su relación con los empleados y su competitividad en un mercado cada vez más exigente.
El tiempo, en los hoteles, ya no solo es un recurso, es también una obligación legal y una oportunidad para crecer.